ooooooAsí como inventaron la tinta, el papal y la impresión, muy usados en nuestra profesión, los chinos fueron los primeros en manejar el ceremonial. Se dice que fue Italia la cuna del mas espectacular origen del ceremonial, debido al esplendor de la monarquía de los siglos XV al XVII y que corresponde a Austria que con el refinamiento de sus cortes, recopilaron las normas que debían regir la vida de reyes y príncipes.
ooooooEl ceremonial requiere un complejo camino de organización, ya que el protocolo va junto con el ceremonial; las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con a coordinación, sigues con la programación, planificación, ejecución y termina con una evaluación del plan que nos mostrara el cumplimiento de los objetivos
ooooooEn la organización y desarrollo de diferentes ceremonias se pueden presentar ciertas dificultades protocolarias debido a la asistencia de diferentes autoridades que determina un especial cuidado. Podría agregar que toca ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se diseño
Depende el 50% del éxito de meticuloso cuidado en la programación y planificación de las acciones protocolares de la precedencia
ooooooPara cualquier ceremonia se debe tener presente tres tipos de actividades conocidos como el “ADD” (antes, durante y después), que conlleva a la programación y planificación del ceremonial, hay que aclarar que el PROYECTO del eventos es muy diferente a lo antes mencionado, ya que éste ultimo comprende únicamente el documento formal que debe presentarse a la superioridad.
ooooooDebemos determinar cuál es el objetivo central del evento, el evento en sí o la asistencia de personalidades, luego de planteados los objetivos del evento, el Protocolo administrará cuatro aspectos importantes:
ooo- Disposiciones de organizar la ceremonia o evento
ooo- Contar con los mismo objetivos
ooo- Proyecto de un programa hipotético de la ceremonia
ooo- Conocer los públicos
Antes de la ceremonia
ooo1. Coordinar con oradores
ooo2. Directorio de invitados y asistentes
Para elaborar el Directorio de Invitados, el procedimiento consiste en situar a la institución dentro de la actividad que desarrollo y desde esa perspectiva, seleccionar prioritariamente las instituciones que estén directamente relacionados con sus fines y objetivos. Entre las entidades debe tomarse en cuenta empresas e instituciones públicas, empresas privadas, organismos internacionales y financieros, relacionados sociales y funcionarios y trabajadores de la institución.
ooo3. Agasajo a invitados
Éste debe servirse después de la ceremonia a los invitados y estar en relación con las autoridades, funcionarios, empresarios y público que asistirá
ooo4. Programa y presupuesto de la ceremonia
Se diseña el programa luego que los oradores confirmaron su asistencia y se procede a hacer el presupuesto.
ooo5. Proyecto
Tiene un esquema en el que debe incluirse, detallar y sustentar la Finalidad, Fundamentación, Objetivos, Estrategia de ejecución, Metas, Fecha que se realizará la ceremonia, Coordinación (persona encargada), Aprobación del proyecto, Cuadro de actividades, Propuesta del programa, detalle de la Organización, Recursos económicos, Informe final y Ventajas del proyecto.
ooo6. Aprobación del proyecto
Es el punto de partida para empezar la organización del evento.
ooo7. Diseño de la ceremonia
Aquí se tiene que preveer hasta los más mínimos detalles que pudieran coadyuvar al resultado que se proyecta conseguir, para esto es recomendable una reunión de trabajo con todo el personal responsable.
ooo8. Contratos
Se solicita, a través de un memorándum, a la oficina de encargada que se habilite el presupuesto para cumplir los compromisos correspondientes.
ooo9. Tarjetas y croquis de estacionamiento
Es importante contar con un diseño estándar para las invitación, en el que se adjuntará el croquis del estacionamiento para que puedan ubicarse mejor; en caso de contar con un estacionamiento cerrado, también debe adjuntarse al sobre de invitación un pase de ingreso sólo a altas autoridades funcionarios públicos o privados.
ooo10. Cuadro de precedentes
Se elabora en base al directorio de invitados, el cuadro de precedencias no está concluido hasta el mismo día de la ceremonia debido a que muchas personalidades no confirman su asistencia.
ooo11. Programa de información y comunicación
ooo12. Plano o croquis del local
Para facilitar la labor de estructurar las comisiones de recepción, traslado y atención de sala.
ooo13. Arreglo de la mesa de honor
ooo14. Distribución de asientos
ooo15. Ubicación de equipos de amplificación y proyección
ooo16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades
ooo17. El guión de la ceremonia
El Maestro de Ceremonias es la persona que conduce el ceremonial, éste no puede improvisar alguna línea, sino que debe ceñirse al guión que se le da g
ooo18. Confirmación de asistencia de los invitados
ooo19. Ensayo.
Durante de ceremonia
ooo- Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones
ooo- Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones
ooo- Coordinación de detalles durante la ceremonia
ooo- Atención a visitantes.
Después de la ceremonia
ooo- Evaluación del proyecto
ooo- Envío de notas de prensa
ooo- Envío de agradecimientos
ooo- Resolución a colaboradores
ooo- Entrega del informe final de la actividad.
Aquí se deben incluir los números de memorándum por lo que se realizó la ceremonia, los medios de comunicaciones, análisis en la distribución de tarjetas, asistencia de la ceremonia, de comisiones y sonido; también debe incluirse las conclusiones y sugerencias
ooooooEl ceremonial requiere un complejo camino de organización, ya que el protocolo va junto con el ceremonial; las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con a coordinación, sigues con la programación, planificación, ejecución y termina con una evaluación del plan que nos mostrara el cumplimiento de los objetivos
ooooooEn la organización y desarrollo de diferentes ceremonias se pueden presentar ciertas dificultades protocolarias debido a la asistencia de diferentes autoridades que determina un especial cuidado. Podría agregar que toca ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se diseño
Depende el 50% del éxito de meticuloso cuidado en la programación y planificación de las acciones protocolares de la precedencia
ooooooPara cualquier ceremonia se debe tener presente tres tipos de actividades conocidos como el “ADD” (antes, durante y después), que conlleva a la programación y planificación del ceremonial, hay que aclarar que el PROYECTO del eventos es muy diferente a lo antes mencionado, ya que éste ultimo comprende únicamente el documento formal que debe presentarse a la superioridad.
ooooooDebemos determinar cuál es el objetivo central del evento, el evento en sí o la asistencia de personalidades, luego de planteados los objetivos del evento, el Protocolo administrará cuatro aspectos importantes:
ooo- Disposiciones de organizar la ceremonia o evento
ooo- Contar con los mismo objetivos
ooo- Proyecto de un programa hipotético de la ceremonia
ooo- Conocer los públicos
Antes de la ceremonia
ooo1. Coordinar con oradores
ooo2. Directorio de invitados y asistentes
Para elaborar el Directorio de Invitados, el procedimiento consiste en situar a la institución dentro de la actividad que desarrollo y desde esa perspectiva, seleccionar prioritariamente las instituciones que estén directamente relacionados con sus fines y objetivos. Entre las entidades debe tomarse en cuenta empresas e instituciones públicas, empresas privadas, organismos internacionales y financieros, relacionados sociales y funcionarios y trabajadores de la institución.
ooo3. Agasajo a invitados
Éste debe servirse después de la ceremonia a los invitados y estar en relación con las autoridades, funcionarios, empresarios y público que asistirá
ooo4. Programa y presupuesto de la ceremonia
Se diseña el programa luego que los oradores confirmaron su asistencia y se procede a hacer el presupuesto.
ooo5. Proyecto
Tiene un esquema en el que debe incluirse, detallar y sustentar la Finalidad, Fundamentación, Objetivos, Estrategia de ejecución, Metas, Fecha que se realizará la ceremonia, Coordinación (persona encargada), Aprobación del proyecto, Cuadro de actividades, Propuesta del programa, detalle de la Organización, Recursos económicos, Informe final y Ventajas del proyecto.
ooo6. Aprobación del proyecto
Es el punto de partida para empezar la organización del evento.
ooo7. Diseño de la ceremonia
Aquí se tiene que preveer hasta los más mínimos detalles que pudieran coadyuvar al resultado que se proyecta conseguir, para esto es recomendable una reunión de trabajo con todo el personal responsable.
ooo8. Contratos
Se solicita, a través de un memorándum, a la oficina de encargada que se habilite el presupuesto para cumplir los compromisos correspondientes.
ooo9. Tarjetas y croquis de estacionamiento
Es importante contar con un diseño estándar para las invitación, en el que se adjuntará el croquis del estacionamiento para que puedan ubicarse mejor; en caso de contar con un estacionamiento cerrado, también debe adjuntarse al sobre de invitación un pase de ingreso sólo a altas autoridades funcionarios públicos o privados.
ooo10. Cuadro de precedentes
Se elabora en base al directorio de invitados, el cuadro de precedencias no está concluido hasta el mismo día de la ceremonia debido a que muchas personalidades no confirman su asistencia.
ooo11. Programa de información y comunicación
ooo12. Plano o croquis del local
Para facilitar la labor de estructurar las comisiones de recepción, traslado y atención de sala.
ooo13. Arreglo de la mesa de honor
ooo14. Distribución de asientos
ooo15. Ubicación de equipos de amplificación y proyección
ooo16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades
ooo17. El guión de la ceremonia
El Maestro de Ceremonias es la persona que conduce el ceremonial, éste no puede improvisar alguna línea, sino que debe ceñirse al guión que se le da g
ooo18. Confirmación de asistencia de los invitados
ooo19. Ensayo.
Durante de ceremonia
ooo- Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones
ooo- Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones
ooo- Coordinación de detalles durante la ceremonia
ooo- Atención a visitantes.
Después de la ceremonia
ooo- Evaluación del proyecto
ooo- Envío de notas de prensa
ooo- Envío de agradecimientos
ooo- Resolución a colaboradores
ooo- Entrega del informe final de la actividad.
Aquí se deben incluir los números de memorándum por lo que se realizó la ceremonia, los medios de comunicaciones, análisis en la distribución de tarjetas, asistencia de la ceremonia, de comisiones y sonido; también debe incluirse las conclusiones y sugerencias
Ceremonial de la promoción comercial
ooooooSon actividades que sirven para presentar productos o líneas de producción, comercialización o de servicios, a públicos que pueden estar interesados a adquirirlos; éstas pueden ser ferias, exposiciones venta, show room, etc., no siguen una etiqueta rígida, se realiza la inauguración o exposición, seguido de un cóctel o vino de honor y después la tención informativa a los clientes.
La Capacitación
ooooooMario Bunge, filósofo de la Investigación Científica, dijo que “la productividad está en relación inversa con la calidad”, debido a eso, hoy en día es primordial la aplicación de estándares de calidad, para prácticas comerciales comunes:
ooo- ISO 9001 – Si se diseña y produce un producto o servicio.
ooo- ISO 9002 – Si se produce un producto o servicio.
ooo- ISO 9003 – Sistemas de calidad.
ooooooEn los eventos de capacitación el cuadro de precedencias está encabezado según el rubro de la empresa: en las comercializadoras por los vendedores más nuevos a los que se les concede los lugares de preferencia en las medas de trabajo y la mayor atención, porque ellos serán el soporte de la empresa; y en las industriales la encabezan los técnicos y operadores de maquinarias que son los pilares de la productividad y calidad.
Ceremonial Universitario
Son pocas las ceremonias que se desarrollan en la universidad durante el año académico, pero las que se efectúan están rodeadas de un exigente y estricto protocolo y adecuado ceremonial.
Las siguientes ceremonias cuentan con la asistencia del rector, vicerrectores, decanos y la comunidad universitaria en pleno:
ooo- Apertura del año académico.
ooo- Aniversario institucional.
ooo- Colación de doctores honoris causa.
ooo- Aniversario patrio.
ooo- Clausura del año académico.
Existen otras ceremonias en las facultades
ooo- Académicas.
ooooooo Inicio del año académico.
ooooooo Exámenes de grado o sustentación de tesis.
ooooooo Grado y colación.
ooo- Celebración de efemérides
ooooooo Día del maestro.
ooooooo Aniversario de la facultad.
ooooooo Homenaje al Aniversario Patrio.
o
Antonio Franco
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