El Ceremonial

ooooooAsí como inventaron la tinta, el papal y la impresión, muy usados en nuestra profesión, los chinos fueron los primeros en manejar el ceremonial. Se dice que fue Italia la cuna del mas espectacular origen del ceremonial, debido al esplendor de la monarquía de los siglos XV al XVII y que corresponde a Austria que con el refinamiento de sus cortes, recopilaron las normas que debían regir la vida de reyes y príncipes.

ooooooEl ceremonial requiere un complejo camino de organización, ya que el protocolo va junto con el ceremonial; las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con a coordinación, sigues con la programación, planificación, ejecución y termina con una evaluación del plan que nos mostrara el cumplimiento de los objetivos

ooooooEn la organización y desarrollo de diferentes ceremonias se pueden presentar ciertas dificultades protocolarias debido a la asistencia de diferentes autoridades que determina un especial cuidado. Podría agregar que toca ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se diseño

Depende el 50% del éxito de meticuloso cuidado en la programación y planificación de las acciones protocolares de la precedencia

ooooooPara cualquier ceremonia se debe tener presente tres tipos de actividades conocidos como el “ADD” (antes, durante y después), que conlleva a la programación y planificación del ceremonial, hay que aclarar que el PROYECTO del eventos es muy diferente a lo antes mencionado, ya que éste ultimo comprende únicamente el documento formal que debe presentarse a la superioridad.

ooooooDebemos determinar cuál es el objetivo central del evento, el evento en sí o la asistencia de personalidades, luego de planteados los objetivos del evento, el Protocolo administrará cuatro aspectos importantes:
ooo- Disposiciones de organizar la ceremonia o evento
ooo- Contar con los mismo objetivos
ooo- Proyecto de un programa hipotético de la ceremonia
ooo- Conocer los públicos

Antes de la ceremonia
ooo1. Coordinar con oradores
ooo2. Directorio de invitados y asistentes
Para elaborar el Directorio de Invitados, el procedimiento consiste en situar a la institución dentro de la actividad que desarrollo y desde esa perspectiva, seleccionar prioritariamente las instituciones que estén directamente relacionados con sus fines y objetivos. Entre las entidades debe tomarse en cuenta empresas e instituciones públicas, empresas privadas, organismos internacionales y financieros, relacionados sociales y funcionarios y trabajadores de la institución.
ooo3. Agasajo a invitados
Éste debe servirse después de la ceremonia a los invitados y estar en relación con las autoridades, funcionarios, empresarios y público que asistirá
ooo4. Programa y presupuesto de la ceremonia
Se diseña el programa luego que los oradores confirmaron su asistencia y se procede a hacer el presupuesto.
ooo5. Proyecto
Tiene un esquema en el que debe incluirse, detallar y sustentar la Finalidad, Fundamentación, Objetivos, Estrategia de ejecución, Metas, Fecha que se realizará la ceremonia, Coordinación (persona encargada), Aprobación del proyecto, Cuadro de actividades, Propuesta del programa, detalle de la Organización, Recursos económicos, Informe final y Ventajas del proyecto.
ooo6. Aprobación del proyecto
Es el punto de partida para empezar la organización del evento.
ooo7. Diseño de la ceremonia
Aquí se tiene que preveer hasta los más mínimos detalles que pudieran coadyuvar al resultado que se proyecta conseguir, para esto es recomendable una reunión de trabajo con todo el personal responsable.
ooo8. Contratos
Se solicita, a través de un memorándum, a la oficina de encargada que se habilite el presupuesto para cumplir los compromisos correspondientes.
ooo9. Tarjetas y croquis de estacionamiento
Es importante contar con un diseño estándar para las invitación, en el que se adjuntará el croquis del estacionamiento para que puedan ubicarse mejor; en caso de contar con un estacionamiento cerrado, también debe adjuntarse al sobre de invitación un pase de ingreso sólo a altas autoridades funcionarios públicos o privados.
ooo10. Cuadro de precedentes
Se elabora en base al directorio de invitados, el cuadro de precedencias no está concluido hasta el mismo día de la ceremonia debido a que muchas personalidades no confirman su asistencia.
ooo11. Programa de información y comunicación
ooo12. Plano o croquis del local
Para facilitar la labor de estructurar las comisiones de recepción, traslado y atención de sala.
ooo13. Arreglo de la mesa de honor
ooo14. Distribución de asientos
ooo15. Ubicación de equipos de amplificación y proyección
ooo16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades
ooo17. El guión de la ceremonia
El Maestro de Ceremonias es la persona que conduce el ceremonial, éste no puede improvisar alguna línea, sino que debe ceñirse al guión que se le da g
ooo18. Confirmación de asistencia de los invitados
ooo19. Ensayo.

Durante de ceremonia
ooo- Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones
ooo- Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones
ooo- Coordinación de detalles durante la ceremonia
ooo- Atención a visitantes.

Después de la ceremonia
ooo- Evaluación del proyecto
ooo- Envío de notas de prensa
ooo- Envío de agradecimientos
ooo- Resolución a colaboradores
ooo- Entrega del informe final de la actividad.
Aquí se deben incluir los números de memorándum por lo que se realizó la ceremonia, los medios de comunicaciones, análisis en la distribución de tarjetas, asistencia de la ceremonia, de comisiones y sonido; también debe incluirse las conclusiones y sugerencias

Ceremonial de la promoción comercial
ooooooSon actividades que sirven para presentar productos o líneas de producción, comercialización o de servicios, a públicos que pueden estar interesados a adquirirlos; éstas pueden ser ferias, exposiciones venta, show room, etc., no siguen una etiqueta rígida, se realiza la inauguración o exposición, seguido de un cóctel o vino de honor y después la tención informativa a los clientes.


La Capacitación
ooooooMario Bunge, filósofo de la Investigación Científica, dijo que “la productividad está en relación inversa con la calidad”, debido a eso, hoy en día es primordial la aplicación de estándares de calidad, para prácticas comerciales comunes:
ooo- ISO 9001 – Si se diseña y produce un producto o servicio.
ooo- ISO 9002 – Si se produce un producto o servicio.
ooo- ISO 9003 – Sistemas de calidad.

ooooooEn los eventos de capacitación el cuadro de precedencias está encabezado según el rubro de la empresa: en las comercializadoras por los vendedores más nuevos a los que se les concede los lugares de preferencia en las medas de trabajo y la mayor atención, porque ellos serán el soporte de la empresa; y en las industriales la encabezan los técnicos y operadores de maquinarias que son los pilares de la productividad y calidad.


Ceremonial Universitario
Son pocas las ceremonias que se desarrollan en la universidad durante el año académico, pero las que se efectúan están rodeadas de un exigente y estricto protocolo y adecuado ceremonial.

Las siguientes ceremonias cuentan con la asistencia del rector, vicerrectores, decanos y la comunidad universitaria en pleno:
ooo- Apertura del año académico.
ooo- Aniversario institucional.
ooo- Colación de doctores honoris causa.
ooo- Aniversario patrio.
ooo- Clausura del año académico.

Existen otras ceremonias en las facultades
ooo- Académicas.
ooooooo Inicio del año académico.
ooooooo Exámenes de grado o sustentación de tesis.
ooooooo Grado y colación.

ooo- Celebración de efemérides
ooooooo Día del maestro.
ooooooo Aniversario de la facultad.
ooooooo Homenaje al Aniversario Patrio.

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Antonio Franco

Correspondencia

ooooooEn el transcurso de los años, se continúa considerando a la correspondencia en medio de comunicación más eficiente y eficaz de comunicación directa de una organización con sus públicos. El uso de la correspondencia se hace cada vez más frecuente en los sectores públicos y privados, además que se ha adaptado a las tecnologías de información y comunicación como fax, e-mail y desde redes locales hasta internacionales; ya que, cual sea el medio que se utilice para trasmitirlo, el oficio, la carta, el informe, memorándum y la ayuda memoria no cambia la estructura.

ooooooÉsta correspondencia responde a las estructuras jerarquizadas en la comunicación interna, generalmente, del sector público, esta costumbre fue adoptada de la diplomacia internacional; los documentos de correspondencia circulan, no sólo de manera interna, sino también externa a la estructura orgánica.

ooooooSon cuatro los tipos de comunicación oficial: el oficio, la carta, el memorándum y el informe; y un quinto, con un formato más elitista que se denomina “ayuda memoria” el que viene siendo utilizado únicamente por asesores y máximas autoridades de las organizaciones, en realidad no tiene un formato muy definido, ya que se le asemeja a un telegrama por contener mensajes concisos.

ooooooEl emisor del informe, oficio o memorándum debe elaborar el documento utilizando cierto protocolo establecido, grafías, signos e ideas convencionales que se entiendan claramente por el receptor. La comunicación escrita, como ya mencioné fue consecuencia de las relaciones diplomáticas entre estados, por lo que las cancillerías mantienen las normas protocolares para una adecuada administración de éstos.

La Memoranda:
ooooooExpone situación de hecho o derecho, carece de expresiones de cortesía, pueden ser entregados personalmente, o remitidos como nota.

La correspondencia en las organizaciones:
ooo- Oficio: Lleva un número correlativo y siglas de identificación, su uso está circunscrito a las instituciones y organismos del estado.

ooo- La Carta: Es usada por empresas privadas para fines comerciales, pueden o no llevar numeración e identificación. Se emplea constantemente expresiones de cortesía, puede ser redactado en primera o tercera persona.
ooo- El Memorándum: Sirve para pedir o comunicar algo, el contenido se redacta en primera tercera persona debido a su importancia y lleva firma completa del remitente, además termina siempre con una expresión de cortesía.
ooo- El Informe: Se utiliza para dar a conocer un hecho, analizar un problema o situación, llega a conclusiones y sugiere solución.
ooo- El Proveído: Nota manuscrita que se hace al margen de un documento administrativo, por el que se dispone a un subalterno determinada acción.
ooo- La Nota: se considera similar al proveído, ya que es igual, una nota de disposición, con la diferencia que la orden está escrita en u papel aparte, se engrapa al documento que lo origina. El trabajador que cumple la orden impartida con nota aparte, casi siempre fotocopia la nota y el docuemnto.

Se divide en “stristo censo”:
ooo- Nota firmada o personal, requiere mucho cuidado en la redacción, por ser comunicación escrita, se debe remitir después de una gestión verbal, a fin de precisarla; se usa en asuntos de interés secundarios o de rutina.
ooo- Nota verbal, se redacta en tercera persona, puede tener hasta dos expresiones de cortesía, al comienzo y otra en el fragmento, lleva fecha y fin de texto.
ooo- La Ayuda de Memoria, Carece de expresiones de cortesía, pueden ser entregado personalmente, enviado como instrumento independiente o como nota, la información es sintetizada, breve y puntual, puede o no ser firmado.

La Tarjeta de Visita:
ooooooHa sido establecido por la diplomacia internacional y constituye actualmente un documento importante de autopresentación. La tarjeta oficial lleva el membrete de la institución o empresa, en la parte media, las siglas del título profesional seguido de los nombres y apellidos del funcionario. Debajo del cargo que ocupa, en la esquina superior derecha el o los números de la oficina y en la esquina inferior izquierda la dirección del centro de trabajo.

ooooooEl uso de la tarjeta de visita es variada, desde un aviso de visita que se deja debajo de la puerta o se entrega a la secretaria, hasta su uso como memoranda al graficar cortos mensajes, es así que se supone un medio directo de comunicación.

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Antonio Franco

Precedencia

ooooooLa precedencia forma parte de todas las actividades, ya sea en instituciones públicas o privadas; ésta es la que regula la jerarquía de las personas, de acuerdo a la importancia de los cargos que desempeñan, las que les permiten gozar de ciertas preferencias.

ooooooEl cuadro de precedencias se elabora teniendo en cuenta el Organigrama Estructural de la entidad; en el sector público se encuentra en el manual de organización y funciones de cada sector, su graficación se denomina “organigrama funcional” y tiene dos tipos de lectura:

ooo- Vertical: De arriba para abajo.
ooo- Horizontal: De izquierda a derecha.

ooooooCada órgano funcional tiene un nombre o titulo que es el que asume la persona que desempeña el cargo, así tenemos por ejemplo: el Ing. William Jara Vidal, al ejercer el cargo de Vice Ministro de Transportes, se le denomina dentro del Sector Transportes, Comunicaciones, Viviendo y Construcción, como: Ing. William Jara Vidal, Vive Ministro de Transportes.

ooooooEn el cuadro de precedencias del Sector, ocupada el segundo lugar, después del Ministro, así por estar ubicado en el organigrama a la izquierda asume el segundo lugar antes que los otros dos Vice Ministros de Comunicaciones y Vivienda y Construcción.

ooooooEn el mundo diplomático La Precedencia se refiere los títulos, honores y orden secuencial entre los monarcas y jefes de estado.

ooooooActualmente con la democracia en mayoría de países los títulos no establecen diferencia entre jefes de estado, por lo que los honores que se les atribuye con idénticos, además que, según normas de las diferentes cancillerías, el Nuncio de su Santidad el Papa, precede a todos los embajadores en reuniones protocolares, tomando el título de Decano de los Embajadores Extraordinarios y Plenipotenciarios, acreditados en los países católicos, esto no menoscaba la igualdad entre los demás.

ooooooEn el caso que haya varios jefes de Estado, para la precedencia se tome en cuenta los siguientes criterios como:
ooo- Primacía alternada
ooo- Antigüedad
ooo- Alta función
ooo- Orden alfabético

ooooooEl cuadro de precedencias en Servicio a la Nación está regulado en la constitución política del Perú de 1993, en el artículo 39:
ooo- Presidente de la República.
ooo- Representantes del Congreso
ooo- Ministros
ooo- Miembros del Tribunal Constitucional
ooo- Miembros del Consejo de la Magistratura
ooo- Magistrados Superiores
ooo- Fiscal de la Nación
ooo- Defensor del Pueblo.
ooo- Representantes de Organismos Descentralizados.
ooo- Alcaldes.

Mesa de Honor:
ooooooEn la mesa de honor es recomendable tener como máximo a 5 personas, número impar, ordenadas jerárquicamente por el cuadro de precedencia para la ceremonia, en el centro debe ir el de mayor importancia, siguiendo a la derecha los números pares e izquierda los impares, así se van completando los asientos.

Cuadro de Predecencias en los diferentes tipos de organización:

En entidades Públicas:
ooo- Junta de Accionistas.
ooo- Presidente del Directorio o de Consejo Directivo.
ooo- Directores o Consejeros.
ooo- Gerente General o Director Ejecutivo.
ooo- Gerentes o Directores.
ooo- Sub Gerentes o Sub Directores.
ooo- Asesores.
ooo- Asesores Extremos.
ooo- Jefes de Oficina.
ooo- Jefes de Departamentos.
ooo- Jefes de Unidades, etc.

En entidades Privadas:
ooo- Presidentes del Directorio
ooo- Directores.
ooo- Director Gerente o Gerente General.
ooo- Gerentes.

Con estructura Mixta:
ooo- Ministro de Estado.
ooo- Vice Ministros.
ooo- Presidente de la Empresa anfitrión.
ooo- Presidente de Empresa Privada.
ooo- Directores Generales del Sector.
ooo- Directores Generales de Empresas Privadas.

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Antonio Franco

Protocolo y Ceremonial

ooooooRelaciones Públicas es un Sistema Integrador Multidisciplinario que utiliza constantemente subsistemas de apoyo; entre éstos, el Protocolo y Ceremonial es uno de los más trascendentes para la planificación y ejercicio de la profesión.

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ooooooLas Relaciones Públicas a tomado el protocolo para aplicarlo en las diferentes organizaciones; el concepto inicial de Protocolo era sólo para el sector diplomático, actualmente el Protocolo y Ceremonial, se han convertido en una de las principales funciones en la carrera de Relaciones Publicas, con reglas que norman el planeamiento, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de todos los eventos que realizan las diferentes organizaciones, ya sea públicas o privadas.

ooooooGeneralmente se suele confundir los conceptos de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta, es cierto que éstos tres van de la mano, pero su aplicación abarca diferentes aspectos que se complementan uno de otro para lograr el mismo objetivo.

ooooooEl Protocolo, tiene como función principal el reconocimiento jerárquico mediante la estructura de un cuadro de precedencia, con la finalidad de no herir suceptibilidades, además de la aplicación practica y concreta del ceremonial.

ooooooEl Ceremonial, es el conjunto de formalidades que se aplican desde la organización hasta la ejecución o desarrollo de los eventos que realiza cada entidad, ya sea interno o externo; podría agregar que las normas del ceremonial se fundamentan en las costumbres y a veces en las conversaciones.

ooooooMientras que, la Etiqueta, va mas al ámbito social, ya que, es el correcto uso de los estilos, usos y costumbres que deben estar presentes en el ceremonial.

ooooooAl igual que en la mayoría de países de Latinoamérica, en el Perú el protocolo y ceremonial, y la etiqueta están confiados a una dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, llamada Dirección General de Protocolo y Ceremonial de Estado; mediante decretos supremos se han regulado para su correcto uso, como establecer el cuadro de precedencia.

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Antonio Franco