viernes, 2 de octubre de 2009

Correspondencia

ooooooEn el transcurso de los años, se continúa considerando a la correspondencia en medio de comunicación más eficiente y eficaz de comunicación directa de una organización con sus públicos. El uso de la correspondencia se hace cada vez más frecuente en los sectores públicos y privados, además que se ha adaptado a las tecnologías de información y comunicación como fax, e-mail y desde redes locales hasta internacionales; ya que, cual sea el medio que se utilice para trasmitirlo, el oficio, la carta, el informe, memorándum y la ayuda memoria no cambia la estructura.

ooooooÉsta correspondencia responde a las estructuras jerarquizadas en la comunicación interna, generalmente, del sector público, esta costumbre fue adoptada de la diplomacia internacional; los documentos de correspondencia circulan, no sólo de manera interna, sino también externa a la estructura orgánica.

ooooooSon cuatro los tipos de comunicación oficial: el oficio, la carta, el memorándum y el informe; y un quinto, con un formato más elitista que se denomina “ayuda memoria” el que viene siendo utilizado únicamente por asesores y máximas autoridades de las organizaciones, en realidad no tiene un formato muy definido, ya que se le asemeja a un telegrama por contener mensajes concisos.

ooooooEl emisor del informe, oficio o memorándum debe elaborar el documento utilizando cierto protocolo establecido, grafías, signos e ideas convencionales que se entiendan claramente por el receptor. La comunicación escrita, como ya mencioné fue consecuencia de las relaciones diplomáticas entre estados, por lo que las cancillerías mantienen las normas protocolares para una adecuada administración de éstos.

La Memoranda:
ooooooExpone situación de hecho o derecho, carece de expresiones de cortesía, pueden ser entregados personalmente, o remitidos como nota.

La correspondencia en las organizaciones:
ooo- Oficio: Lleva un número correlativo y siglas de identificación, su uso está circunscrito a las instituciones y organismos del estado.
ooo- La Carta: Es usada por empresas privadas para fines comerciales, pueden o no llevar numeración e identificación. Se emplea constantemente expresiones de cortesía, puede ser redactado en primera o tercera persona.
ooo- El Memorándum: Sirve para pedir o comunicar algo, el contenido se redacta en primera tercera persona debido a su importancia y lleva firma completa del remitente, además termina siempre con una expresión de cortesía.
ooo- El Informe: Se utiliza para dar a conocer un hecho, analizar un problema o situación, llega a conclusiones y sugiere solución.
ooo- El Proveído: Nota manuscrita que se hace al margen de un documento administrativo, por el que se dispone a un subalterno determinada acción.
ooo- La Nota: se considera similar al proveído, ya que es igual, una nota de disposición, con la diferencia que la orden está escrita en u papel aparte, se engrapa al documento que lo origina. El trabajador que cumple la orden impartida con nota aparte, casi siempre fotocopia la nota y el docuemnto.

Se divide en “stristo censo”:
ooo- Nota firmada o personal, requiere mucho cuidado en la redacción, por ser comunicación escrita, se debe remitir después de una gestión verbal, a fin de precisarla; se usa en asuntos de interés secundarios o de rutina.
ooo- Nota verbal, se redacta en tercera persona, puede tener hasta dos expresiones de cortesía, al comienzo y otra en el fragmento, lleva fecha y fin de texto.
ooo- La Ayuda de Memoria, Carece de expresiones de cortesía, pueden ser entregado personalmente, enviado como instrumento independiente o como nota, la información es sintetizada, breve y puntual, puede o no ser firmado.

La Tarjeta de Visita:
ooooooHa sido establecido por la diplomacia internacional y constituye actualmente un documento importante de autopresentación. La tarjeta oficial lleva el membrete de la institución o empresa, en la parte media, las siglas del título profesional seguido de los nombres y apellidos del funcionario. Debajo del cargo que ocupa, en la esquina superior derecha el o los números de la oficina y en la esquina inferior izquierda la dirección del centro de trabajo.

ooooooEl uso de la tarjeta de visita es variada, desde un aviso de visita que se deja debajo de la puerta o se entrega a la secretaria, hasta su uso como memoranda al graficar cortos mensajes, es así que se supone un medio directo de comunicación.
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Antonio Franco